Дачное товарищество не сравнить с транснациональной компанией по претензиям на мировое господство и бюджетам, а опытные менеджеры в Правлении ДНТ – это скорее исключение, чем правило. Но структурированный стройный подход в управлении не может быть реализован в хаосе документов и цифр, а потому надо стремиться систематизировать и бороться с энтропией.
Как не потерять ориентиры в управлении и обеспечить преемственность? Как в любой момент контролировавть статус исполнения задач? Как управление сделать эффективным и предсказуемым? Нужна (кому-то нужна?) формализованная система правил, по которыми руководство ДНТ сверяет свои решения.
Система тяжело внедряется, но она позволяет оптимизировать дальнейшую работу. Пример проработки глобальных целей ДНТ Бутово: от общего – к частному, от долгосрочной перспективы – к планированию на ближайший период — в таблицах ниже. Эти планы не стали руководством к действию, но уже показывают верхний уровень детализации. Принимать работу по такой карте определенно удобно, а работать неуютно, потому что прозрачно.
Карта целей на 2015-2017 (семь кварталов) или Одна версия поселка к лету 2017 года
Система самоуправления построена |
|
1 |
Бюджет и система сквозных ключевых показателей деятельности (KPI) являются основными инструментами контроля и критериями достижения целей управления ДНТ |
2 |
Раз в полгода проводятся Собрания уполномоченных (СУ ДНТ), подтверждающие или корректирующие Приоритеты и Бюджет ДНТ |
3 |
Правление принимает результативные, правомочные и эффективные решения в течение 24 часов с момента принятия в работу такой задачи |
4 |
Органы внутреннего контроля ДНТ эффективны, решаемые задачи значимы и понятны жителям ДНТ |
5 |
Действуют регламенты самоуправления во всех сферах их правомочий |
6 |
Действует правовой трехсторонний механизм "Правобладатель (ДНТ) - Житель ДНТ - Исполнитель"; правомочия и тарифы утверждены, налогообложение оптимизировано |
7 |
Любые проблемы превращаются в задачи с конкретными сроками и ответственными; если нет решения в рамках структур ДНТ - решение лежит в судебной плоскости |
Имущественный комплекс ДНТ сформирован и документирован |
|
1 |
ЗОП кадастрированы и выделены Земельные Участки (ЗУ) с разной кадастровой стоимостью в соответствии с их функционалом |
2 |
Инженерные сети паспортизированы и поставлены на баланс ДНТ |
3 |
Эксплуатация всего имущества осуществляется на основании твердых договоров с Исполнителем без условий предоплаты в адрес внешних подрядчиков |
4 |
Действует единый стандарт инфраструктурного обеспечения во всем ДНТ |
5 |
Ведется достоверный учет площадей всех ЗУ в границах Товарищества в разрезах: "Кадастровая / Фактическая" для корректного начисления базовых платежей |
Бюджет соответствует текущим и перспективным целям развития ДНТ |
|
1 |
Обеспечивается 100% собираеемость всех взносов членов ДНТ, необходимых для финансирования безусловных (налоговых и инфраструктурных) расходов |
2 |
Обеспечивается 90% сбор всех платежей за пользование инфраструктурой в границах ДНТ, остальной объем находится в исполнительном производстве |
3 |
Обеспечивается ежемесячное начисление и контроль всех видов платежей в адрес всех категорий пользователей |
4 |
Вся приходно-расходная смета ДНТ прозрачная, доступная, конкурентная, безналичная |
5 |
Материальная мотивация оплачиваемых сотрудников ДНТ всех уровней зависит от достижения плановых KPI |
Система IT в ДНТ удобна пользователям и эффективна для управления и контроля |
|
1 |
Единый сайт ДНТ работает как система "личных кабинетов" каждого жителя и является главным источником информации в ДНТ |
2 |
Создана единая платформа хранения, обработки и управления данными и финансами в ДНТ |
3 |
Деятельность органов управления и контроля ДНТ протоколируется на портале интернет-сайта ДНТ в постоянном режиме (кроме конфиденциальных ограничений) |
4 |
Обратная связь обеспечивает результативную реакцию на проблемы жителей в соответствии с действующими регламентами |
5 |
В Доме правления ДНТ оборудован Терминал общего доступа для жителей ДНТ (Сайт, общая информация, личный кабинет, оплата) |
Коммерческая деятельность позволяет балансировать издержки членов ДНТ без ущерба для уставных целей Товарищества |
|
1 |
Собственники землевладений в границах ДНТ предпочитают риэлторские услуги ДНТ при продаже своей недвижимости |
2 |
Утверждена концепция использования ЗУ из ЗОП, имеющих коммерческий потенциал в соответствии с законодательством; инвентаризированы рекламные площади |
3 |
Тарификация всех платных услуг третьим лицам имеет рыночную аргументацию, регламентирована и законна |
4 |
Результат коммерческой деятельности является единственным источником материальной мотивации правления и неоплачиваемых должностей |
5 |
Монетизирован потенциал закупки и реализации жителям ДНТ товаров, сервисов и услуг, имеющих постоянный, устойчивый и достаточный спрос |
Устойчивость развития ДНТ обеспечена |
|
1 |
ДНТ имеет утвержденную скользящую программу развития на ближайшие 3 года, бюджет соответствующего горизонта планирования оцифрован и понятен членам ДНТ |
2 |
Выгоды членства в ДНТ очевидны и безальтернативны. Число зарегистрированных в ДНТ жителей превышает 100. Число домов круглогодичного использования более 50 |
3 |
Качественное внешнее юридическое сопровождение деятельности ДНТ обеспечено |
4 |
ДНТ представлено в Общественной палате при АСПБ, налажено рабочее взаимодействие с АЛМРМО, местный депутат подотчетен жителям ДНТ |
5 |
ДНТ не имеет юридически обоснованных и не урегулированных претензий со стороны окружения (Боброво, Дрожжино, приход Полигона РПЦ) |
Безопасность в ДНТ |
|
1 |
Обеспечивается сохранность имущества и прав ДНТ с помощью услуг охранного Агентства в критических ситуациях |
2 |
Действует Протокол взаимодействия "Житель ДНТ - Сотрудник ДНТ - Агентство - Полиция" как необходимое условие для последующего возмещения ущерба |
3 |
Работает единый центр системы видеонаблюдения и контроля доступа (СКД) автотранспорта и людей на территорию ДНТ |
4 |
Создана и боеготова комплексная система пожаротушения (подача воды, инструменты и средства, действия противопожарного расчета, тренировки) |
5 |
Организован тротуар по Юбилейной улице на всем ее сопряжении с ДНТ Бутово и обеспечивается соблюдение Правил дорожного движения на данном участке |
Пример краткосрочного перечня целей
Приоритеты IV кв 2015 (окт-дек) ЧТО НАДО СДЕЛАТЬ СЕЙЧАС, ЧТОБЫ ДОСТИЧЬ РЕЗУЛЬТАТА В 2017 году |
Создание институтов и инструментов самоуправления |
Подготовлено и проведено Общее собрание ДНТ |
Утвержден Устав ДНТ в новой редакции |
Утверждены положения и регламенты органов управления и контроля |
Утверждены Строительный регламент и Правила прохода, проезда и нахождения на территории ДНТ |
Утвержден Договор о пользовании инфраструктурой (ДПИ) в границах ДНТ и его тарификация |
Определен список всех членов ДНТ, не имеющих задолженностей перед Товариществом |
Подготовлены и проведены выборы Собрания уполномоченных (СУ ДНТ) |
Подтвержден размер членских, вступительного, строительного, газового сбора на 2016 год |
Определена необходимость и принято решение о целесообразности ротации членов правления ДНТ |
Кадастр |
Получен кадастровый паспорт на земли общего пользования (ЗОП) ДНТ как единый земельный участок на основе процедуры межевания декабря 2014 |
Проведен учет всех документов и договоров, исполненных и скользящих обязательств ДНТ |
Задокументирована и поставлена на баланс ДНТ газовая инфраструктура Товарищества |
Зарегистрирован юридический адрес ДНТ - Дом правления. Внесено изменение в Устав |
Собраны и систематизированы данные по учету всех земельных участков в границах ДНТ и их собственников |
Актуализированы контактные данные всех жителей ДНТ (членов и нет) |
Снижение дебиторской задолженности |
Всем должникам ДНТ сформированы и высланы предложения о внесудебном урегулировании |
Подготовлены и разосланы ДПИ всем нечленам ДНТ и производится ежемесячное начисление с 01.11.2015 |
Разработаны 2 стандартных пакета документов для судебного взыскания с должников (членов ДНТ и нет) |
До 15.12.2015 в судебное производство переданы все исковые требования к должникам |
Собственникам, имеющим не узаконенные ЗОП в границах заборов "S ≥ 50м2", доначислены членские взносы за 2015 |
Подготовлен проект Бюджета ДНТ на 2016 и Основные направления бюджета на 2017 и 2018 календарные годы |
Информационное пространство |
Сайт ДНТ выведен на домен 2-го уровня с соответствующим функционалом (личные кабинеты и корп.адреса каждому) |
До 20.09.15 сформировано ТЗ на создание/доработку/настройку необходимого набора модулей ИС (на базе 1С-8 ???) |
до 05.10.15 выбран подрядчик для реализации и настройки информационых систем |
С 02.11.15 работают необходимые модули информационных систем (Снабжение, Сбыт, Финансы, Учет основных средств, Документооборот) |
до 01.10.15 Дом правления оснащен ноутбуком с ПО; МФУ; Wi-Fi роутером и стационар. компьютером с дисплеем |
Готовимся зарабатывать |
до 30.11.15 выполнены все подготовительные работы по ведению раздельного учета (Предпринимательская Деятельность) |
Подготовлен и согласован шаблон договора на услуги маркетинга собственникам при продаже их ЗУ в границах ДНТ |
Определены источники и утвержден план по внебюджетным доходам на I кв. 2016 |
Подготовлена концепция использования земельных участков из массива ЗОП и предложена оценка их ежегодного потенциала |
Проектная работа |
Утверждено Собранием ДНТ и заключено юридически значимое Социальное соглашение с Администрацией Ленинского района Московской области и МОРТОН |
Число зарегистрированных в ДНТ жителей достигло 25 |
Заключен твердый контракт с подрядчиком на юридическое сопровождение правления ДНТ по всему кругу вопросов |
Установлен рабочий контакт со всеми ДНТ/СНТ в Сельском поселении Булатниково, Налажена координация совместных действий перед Администрацией Ленинского района Московской области |
Выявлены и ранжированы области конфликтов с Дрожжино, Боброво, РПЦ на Полигоне; правлением решения приняты |
Территория безопасности и контроля |
Уточнен объем и состав услуг, подготовлен проект сметы расходов для заключения договора с охранным Агентством |
Подготовлена и утверждена концепция единого центра системы видеонаблюдения и СКД на территории ДНТ |
Земляные, дренажные, бетонные работы для монтажа 3-х комплектов авто-ворот на Втором участке выполнены |
Согласована схема электропитания и учета потребления с Видновскими э/с для 3-х автоворот Второго Участка |
Подготовлена схема видеонаблюдения за въездными группами Второго участка |
Председатель ДНТ Бутово с трехлетним стажем управления комментирует предложенный проект и оценивает его как нереалистичный.